Зайнаас ажиллах үеийн арга зүй, зөвлөгөө

Бидэнд гэрээсээ буюу зайнаас ажиллах аргачлал, үйл ажиллагаатай байх хэрэгцээ шаардлага өмнө нь бараг байгаагүй. Харин корона вирусаас үүдэлтэй цаг үеийн нөхцөл байдал ААН-үүдэд зайнаас ажиллах төлөвлөгөөтэй байхыг шахаж шаардаад эхэллээ. Майкрософтыг үндэслэгч Билл Гэйтсийн хэлснээр хэдэн сая хүн нас барах нөхцөл байдал Дайн дажинаас бус Вирусаас болж үүсэх магадлал өдөр ирэх тусам нэмэгдэж байна. Зөвхөн вирус гэлтгүй ААН-үүд аливаа эрсдэл, онцгой нөхцөлийн үед зайнаас ажиллах төлөвлөгөөгөө энэ үед сайтар туршаад хэрэгжүүлчихвэл цаашид олон зүйлд хэрэг болох болов уу.

Гэрээс ажиллахад үүсч буй хэд хэдэн хүндрэлүүд байгааг дурдвал:

  • Теxникийн боломж бидэнд байна уу?
  • Ажилтнууд үнэхээр ажлаа хийх болов уу?
  • Менежерүүд, удирдлагууд хэрхэн арга зүйгээр бусдыг чиглүүлэх вэ?
  • Мэдээллийг солилцох хурд хангалттай юу?
  • Мэдээллийн болон нууцлалын аюулгүй байдлыг хир хангаж байгаа вэ?.......гээд хэд хэдэн айдас бидэнд байгаа гэвч цаг ирэх тусам бид эдгээр асуудлыг давж гарах шийдлүүдийг гаргаад байна.

Теxникийн боломжийн хувьд бол харьцангуй сайн шийдлүүд гарч байна. Мэдээллийн бааз, файл, материалуудаа Cloud хэлбэрт шилжүүлж, Skype, Viber, Zoom, CallPro, Telegram гээд олон төрлийн зайнаас хурал уулзалт зарлах боломжтой үнэгүй программууд нэвтрээд, манайхан ч ашиглаад сурчихжээ. Гагцxүү олон хүн зэрэг ярих үед гацахгүй, тасалдахгүй байх интернетийн хурд, хүчин чадал сайтай компьютер, гар утсаар ажилтнуудаа хангахгүй бол хурал, яриа, уулзалтууд тасалдах, дагаад төлөвлөгөөт ажлууд үр дүнгүй болох зэрэг эрсдэл үүсч байгаа. 

Ажилтнууд ажлаа хийх болов уу гэдэг нь ямар ч цаг үед тулгардаг хүндрэлтэй асуудлын нэг. Тэр тусмаа зайнаас ажиллаж буй энэ үед хувь хүний ёс зүй, зүтгэл, чармайлт бүгд ил болдог. Эерэгээр харвал ажилтныхаа хандлагыг дүгнээд авах боломжтой үе гэж харж болмоор. Энэ үед үндсэн цалингийн системийг маш хурдан гүйцэтгэлд суурилсан бонус хэлбэртэй болгохыг зөвлөж байна. Жишээ нь ажилтны гүйцэтгэл 80% ба түүнээс дээш бол цалингаа бүтэн авна, 100%-аас дээш бол нэмэлт урамшуулал өгөх шийдлүүдийг гаргаж болно. Ингэснээр хувийн зохион байгуулалт сайтай ажилтнууд илүү бүтээмж өндөртэй ажиллах нөхцөл байдал үүсч, хийснээрээ авна гэхээр өндөр орлоготой болох боломж бүрдэнэ. Менежер захирлууд Trello, MeisterTask, KanbanFlow, Freedcamp, Asana гээд хэд хэдэн үнэгүй апп-уудыг үүрэг даалгавар, таск өгөхдөө ашиглах боломжтой гагцxүү өөрийн байгууллагадаа зөвийг нь олж ашиглах нь л чухал. Захирлууд мэдээлэл солилцох дүрмээ маш тодорхой  байлгахгүй бол ажилтнууд мэдээлэлгүй, чиглүүлэлтгүй хоцрох вий. Мэдээллийг солилцохдоо хэн хэдэн минут хэзээ ярих зэрэг маш тодорхой дүрэмтэй байхгүй бол зайнаас ажиллаад эхэлсэн өнгөрсөн хэд хоногуудыг харахад хурал, уулзалтууд сунжрах нөхцөл их байгаа. Тийм учраас хэн ямар төрлийн уулзалт хурлыг удирдах, хэзээ хэрхэн зогсоох зэрэг зохицуулалтууд тодорхой болгох хэрэгтэй. Бүх чиглэлээр бие биетэйгээ холбогдож ярихдаа нээлттэй байх мөн маш их ярьж байж ойлголцдог гэдгийг хүлээн зөвшөөрөх нь чухал санагдсан.

Нууцлалын аюулгүй байдлыг хангах нь олон байгууллагын толгойны өвчин болж байгаа байх. Зарим мэдээлэл файлыг зайнаас хэрэглэх, дамжуулах, нээлттэй ярилцах ч хэцүү байгаа гэвч энэ үеийг боломж гэж үзээд өөрсдийн мэдээллийн нууцын зэрэглэл, ажилтнуудынхаа нууцын файлтай хэрхэн ажиллаж буйг ойлгоод авах нь чухал. Зарим бидний нууц, чухал гэж үзэж буй зүйл тийм ч чухал, нууц биш байхыг үгүйсгэхгүй. Одоо тулгамдаж буй зүйл бол гэрлүүгээ компьютерээ аваад явах, чихэвч, камер, зөөврийн флаш гээд хэд хэдэн нэмэлт зүйл хэрэг болж байна. Хараад байхад манай оффисууд хөдөлгөөнт нөхцөлд зориулагдаагүй суурин desktop computer-уудтай  байгааг Зөөврийн Laptop/Notebook болгож өөрчилбөл камер, чихэвч, зайнаас ажиллах боломжтой байх зэрэг олон нөхцөлийг нэг дор шийдэж болнo. Иймд Desktop-ийн хэрэгцээ байна уу гэдгийг ч эргэж хармаар. Laptop-уудыг зайнаас, хянах, файл орох гарах урсгалыг хамгаалах, зохицуулалт хийх бүрэн боломжтой.

ААН-үүд маань ажилтнууддаа тогтмол буюу 3 сар тутамд нууцын зэрэглэлтэй файл болон байгууллагын нууц гэж юу болох талаар сургалт хийж ойлголтуудаа нэг болгох хэрэгтэй. Аливаа нууцын зэрэглэлтэй файл болон байгууллагын нууцыг алдагдуулсан тохиолдолд ямар үүрэг хариуцлага байдаг, цаашлаад хууль эрх xүйн хүрээнд ямар асуудлууд үүсч болохыг маш тодорхой зааж ярьж өгөхгүй бол ихэнх тохиолдолд ажилтнууд эдгээр асуудлууд хэзээ ч үүсэхгүй гэж бодож алдаа гаргадаг. Маш энгийн жаахан зүйлээс болж том алдаа эндэгдэл гарч болохыг зогсоох боломжтой. Зайнаас ажиллах урт хугацааны болон үйл ажиллагааны төлөвлөгөөтэй болсон тохиолдолд олон талын эерэг үр дүнгүүд гарна гэж найдаж  байна.

Н.Түмэндэмбэрэл